Workflows: Kritische Entscheidungen schnell treffen

In Sicherheitssystemen für komplexe Umgebungen - etwa Flughäfen, Rechenzentren, Kasinos oder Häfen - sind eine straffe Einsatzorganisation und effektive Entscheidungsprozesse wichtig, um den ungestörten Betrieb des geschützten Objektes zu ermöglichen und die Sicherheit von Menschen und Anlagen zu gewährleisten.

Die Zusammenführung und Analyse von Daten aus einer ganzen Reihe kritischer Systeme ist dazu besonders wichtig und wird heutzutage durch integrierte Leitstellensoftware erleichtert. Diese nimmt verschiedenartige Datenströme entgegen, arbeitet sich durch die Daten, findet einzelne Ereignisse oder Kombinationen, die genauer untersucht werden sollten, und macht Disponenten automatisch auf diese aufmerksam.

Wie aber wird aus diesem Wissen um potentielle Gefahren dann strukturiertes Handeln? Die Antwort liegt zunehmend in der cleveren Nutzung automatisierter und interaktiver Workflows. David Aindow aus der Produkt- und Technologieentwicklung bei Synectics steht uns zum Thema Frage und Antwort.

Herr Aindow, fangen wir einmal bei den Grundlagen an: Was ist ein “Workflow” denn genau?

In Kontext von Leitstellen- und Sicherheitsmanagementsoftware ist ein Workflow ein Leitfaden für die Entscheidungsfindung.

Intelligent integrierte Leitstellenlösungen können so programmiert werden, dass sie in den Daten nach verdächtigen Ereignissen Ausschau halten und dann Benachrichtigungen an das Leitstellenpersonal senden. Das System wertet Daten in Echtzeit aus und kann so konfiguriert werden, dass es spezifische Gefahren direkt mit den richtigen Abläufen oder Einsatzplänen assoziiert. So werden automatisch Bildschirmanweisungen generiert, die Disponenten ordnungsgemäß durch die richtigen Schritte und Maßnahmen führen.

Welche Vorteile bringen Workflows bei der Identifizierung von Vorfällen oder Gefahren und bei deren Bearbeitung?

Workflows funktionieren deshalb so gut, weil sie Leitstellenpersonal im Einsatzfall helfen einen kühlen Kopf zu bewahren und schnell und methodisch die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Workflows sind logisch und nach dem Entscheidungsbaumprinzip aufgebaut und bieten daher leichte Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen. An einzelnen Knoten im Entscheidungsbaum werden Nutzer dazu aufgerufen, bestimmte Eckdaten zur Lage zu klären. Das Ergebnis bestimmt dann die Richtung des nächsten „Zweiges“.

Die Stärke des Workflow-Systems liegt sowohl in der Einfachheit mit der es angewandt werden kann als auch in seiner dynamischen Anpassungsfähigkeit. Situationen entwickeln sich permanent weiter, Erfordernisse ändern sich. Da der Workflow neue Daten aus angeschlossenen Überwachungssystemen und Eingaben des Leitstellenpersonals gleichzeitig erfasst, kann er sich der jeweils aktuellen Lage anpassen.

In kritischen Umgebungen, belebten Verkehrsdrehscheiben zum Beispiel, in denen Bedrohungslagen schnell eskalieren und großen Schaden anrichten können, müssen Entscheidungen immer auf Basis allerneuster Daten getroffen werden. Flexibilität bei den Entscheidungshilfen ist also unglaublich wichtig.

Wenn sich Situationen derart schnell wandeln, wie konsistent bleibt dabei der Workflow-Prozess?

Hundert Prozent konsistent. Die Daten mögen sich ständig ändern, aber die dem Workflow zugrundeliegenden Regeln bleiben die gleichen und sind auf einheitliches Handeln ausgelegt. Oft beziehen sie sich direkt auf vorhandene Einsatz- und Maßnahmenpläne (“Standard Operating Procedures”).

So wird sichergestellt, dass jede vom System an den Nutzer ausgegebene Anweisung im Kontext des sich entwickelnden Szenarios für die spezifische Situation autorisiert ist. Die anfängliche Konfiguration des Systems kann daher sehr aufwändig sein, da zahlreiche Szenarien beim Programmieren berücksichtigt werden müssen.

Von Menschen getroffene Entscheidungen sind höchst subjektiv. Aufgrund begrenzter Informationsaufnahmekapazität werden zwei Disponenten, die das gleiche Szenario bearbeiten, fast immer zu unterschiedlichen Schlüssen und Handlungsanweisungen kommen. Workflows kürzen diese Subjektivität aus der Gleichung heraus.

Könnten Sie ein konkretes Beispiel geben für eine Situation in der Workflows hilfreich sind?

Stellen Sie sich einen Leitstellendisponenten an seinem oder ihrem Arbeitsplatz in der Sicherheitsleitstelle eines belebten Flughafens vor. Zwei Bildschirmmeldungen zeigen an, dass zum einen eine Sicherheitstür zum Gepäckbereich offen steht, obwohl sie geschlossen sein sollte, und dass zum anderen Rauch in einem angrenzenden Raum festgestellt wurde. Dieses Szenario würde einen Workflow auslösen.

Der Workflow würde automatisch live HD-Videobilder von Kameras in der Nähe der Sicherheitstür aufschalten. Der Disponent würde vom System gefragt ob es so aussieht als würde die Tür absichtlich offen gehalten (durch eine Person oder einen Keil). Wenn es aussieht als wäre es nicht absichtlich, sendet das System kurz eine SMS (samt GPS-Daten der Tür) an die nächststehende Sicherheitskraft mit der Bitte die Lage genauer zu untersuchen und Bericht zu erstatten.

Gleichzeitig löst der Workflow ein Protokoll zur “gemeinsamen Vorfallsbearbeitung” aus, welches einen zweiten Disponenten einbezieht, um die Meldung vom Rauchmelder zu verifizieren und sich weitere Daten aus dem Brandmeldesystem anzuschauen. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Meldungen parallel bearbeitet werden, um eine potentielle Eskalation einer der beiden Vorfälle vorzubeugen.
Sollten sich beide Vorfälle als harmlos erweisen, wird der Einsatz geschlossen, relevante Videos und Daten werden geloggt und sicher gespeichert. Ergeben sich bei den Nachforschungen weitere Verdachtsmomente, läuft der Workflow weiter – mit einer Kombination aus automatisierten Abläufen und leitfadengestützten Reaktionen.

Führt es nicht zu Verzögerungen, wenn der nächste Schritt im Workflow von Zustandsmeldungen Dritter abhängt?

Man darf bei der ganzen Sache nicht vergessen, dass die Einbeziehung zusätzlicher Stellen nur dann erfolgt, wenn es die beste Handlungsoption im Hinblick auf Sicherheit und Geschwindigkeit darstellt. In einem integrierten System können Datenaktualisierungen und Reaktionen zudem parallel (über das Kommunikationssystem) ausgeführt werden.

Wenn ein Schritt eines neu initiierten Workflows darin besteht, eine Sicherheitskraft ausrücken zu lassen, um an Ort und Stelle etwa den unbefugten Zutritt eines Gleisabschnittes im Bahnnetz zu untersuchen, dann kann dieser Kollege eine SMS mit einem Code an das System zurücksenden. Anhand des Codes entscheidet das System welchen Zweig des Workflows es als nächstes zu aktivieren gilt. Die Sicherheitskraft muss die Daten nicht telefonisch zur manuellen Eingabe an die Leitstelle übermitteln.

Die Nutzung von Workflows zur Organisation des Ausrückens und Rückmeldens eignet sich auch zum Beheben von Betriebsstörungen, etwa um Wartungsteams an den Ort eines Anlagenausfalls zu lotsen. Wenn der Techniker seine Arbeit abgeschlossen hat, muss er nur einen Knopf auf seinem Handy drücken, eine „Erledigt“-Meldung wird automatisch im System geloggt und eine neue Aufgabe an den Techniker rausgeschickt. Der komplette Wartungsverlauf wird so erfasst und kann später zur vorbeugenden Wartung analysiert werden.

Welche Szenarien eignen sich am besten zur Unterstützung durch Workflows?

Bei komplexen Szenarien machen Workflows den größten, merklichen Unterschied. Sie funktionieren auch sehr gut zum Auslösen von (und Erinnern an) einzelne, abgeschlossene Aufgaben. Nur weil Workflows lang und komplex sein können, heißt das nicht, dass sie immer sehr lang und komplex sein müssen.

Bei bestimmten Bedrohungen ist es gerade die einfache, aber unmittelbar ausgelöste und automatisierte Handlung, die Workflows sehr gut und effektiv erledigen. Das kann zum Beispiel das Abspielen einer aufgenommenen Evakuierungsansage im Falle einer Rauchmeldung, eine automatische Arbeitsanweisung an Techniker im klaren Fall eines Betriebsausfalls oder die automatische Benachrichtigung von Feuerwehr, Notarzt oder Polizei im Falle eines klar definierten Sicherheitsverstoßes sein.

In Ihren Beispielen beziehen Sie sich viel auf Transportsysteme – kommt aus dieser Branche das größte Interesse an Workflows?

Workflows sind überall da von Nutzen, wo schnell folgenschwere Entscheidungen getroffen werden, ohne dabei die Sicherheit, den Betrieb oder dessen Wirtschaftlichkeit unnötig zu beeinträchtigen. Verkehrsnetze und –knotenpunkte sind einfach ein sehr gutes Beispiel für diese Systeme, da bei ihnen – anders als etwa auf einer Ölplattform – der zusätzliche Druck besteht, ein angenehmes Fahrgasterlebnis zu erzeugen.

Wie wird sich die Nutzung von Workflows in Zukunft entwickeln?

Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Es kommt also auf die Kreativität der Nutzer an. Sie sollten nicht danach fragen, was das System alles kann, sondern was Sie aus dem System herausholen wollen. Mit einem solchen Ansatz kann die Technologie tatsächlich fast alles.